Zarządzanie flotą samochodową – co obejmuje i jak zacząć
Zarządzanie flotą samochodową w małej lub średniej firmie to codzienne decyzje o autach: ile kosztują, kto nimi jeździ, kiedy mają przegląd i skąd brać o nich dane. W poradniku znajdziesz zakres obowiązków, źródła kosztów, zasady dla kierowców i plan startu w sześciu krokach.
Monitoring GPS floty: abonament 25 zł netto/mies. za pojazd (+23% VAT). Oferta dla firm. Odbieramy codziennie 8:00–20:00.- Ponad 10 lat w monitoringu GPS
- Bez umowy terminowej
- Od jednego auta
- Konto demo
Czym jest zarządzanie flotą samochodową
To wszystkie decyzje i czynności związane z autami firmy – od chwili, gdy auto do niej trafia, do momentu, gdy je sprzedajesz albo oddajesz. Obejmuje pieniądze (finansowanie, paliwo, serwis), ludzi (kto jeździ i na jakich zasadach), dokumenty (polisy, przeglądy, umowy) i dane (przebiegi, trasy, terminy).
W firmie z kilkoma autami zajmuje się tym zwykle właściciel albo ktoś z administracji, przy okazji innych obowiązków. Przy kilkunastu autach to już osobne zadanie, które warto przypisać konkretnej osobie.
„Mam auta” a „zarządzam flotą”
Sprawdź, czy bez dzwonienia do kierowców wiesz, gdzie jest każde auto, kto nim jeździ, kiedy ma przegląd i ile kosztowało w ostatnim kwartale. Jeśli odpowiedź wymaga przeszukiwania e-maili i obdzwaniania ludzi, flota jest używana, ale jeszcze nie jest zarządzana.
Co obejmuje zarządzanie flotą
Pozyskanie i finansowanie aut – zakup, leasing albo wynajem długoterminowy. Wybór zależy od tego, jak długo chcesz używać auta i kto ma się zajmować serwisem.
Serwis i przeglądy – terminy według przebiegu lub kalendarza, stały warsztat, historia napraw każdego auta. Do tego opony: sezonowa wymiana, przechowywanie, kontrola zużycia.
Ubezpieczenia i szkody – terminy polis, sposób zgłaszania szkód, auto zastępcze na czas naprawy.
Paliwo i rozliczenia – karty paliwowe albo zwrot kosztów, kontrola tankowań, rozliczanie tras i zleceń.
Kierowcy – przypisanie aut do konkretnych osób oraz zasady korzystania z auta służbowego.
Dokumenty i terminy – badania techniczne, polisy, umowy finansowania, dowody rejestracyjne.
Wycofanie i sprzedaż – decyzja, kiedy auto przestaje się opłacać, i plan jego wymiany.
Nie wszystko naraz
Na start wystarczą trzy obszary: kalendarz terminów (przeglądy, polisy), przypisanie aut do kierowców i podstawowe dane o przebiegach. Kolejne dodawaj, gdy te zaczną działać.
Koszty floty – z czego się składają
Pełny koszt posiadania auta (TCO) to więcej niż rata leasingu czy cena zakupu. Składają się na niego koszty stałe, czyli finansowanie, ubezpieczenie i utrata wartości, oraz koszty zmienne: paliwo, serwis, opony, opłaty drogowe i mandaty.
Koszty stałe znasz z góry. Straty najczęściej kryją się w kosztach zmiennych, w miejscach, których nie widać na pojedynczej fakturze:
Puste kilometry – dojazdy, które dało się połączyć, objazdy, powroty do bazy po coś, co można było zabrać rano.
Prywatne jazdy bez ustalonych zasad – trudno je rozliczyć, gdy nikt nie wie, gdzie auto było po godzinach.
Spóźnione przeglądy – przeoczony termin to ryzyko droższej naprawy i dni bez auta.
Przestoje – auto stoi na parkingu, bo nikt nie wie, że jest wolne, a w tym czasie firma wynajmuje albo pożycza inne.
Licz koszt na auto, nie na flotę
Suma faktur za całą flotę niewiele mówi. Miesięczny koszt jednego auta zestawiony z jego przebiegiem szybko pokazuje, które auto odstaje od pozostałych.
Kierowcy i zasady korzystania z aut
Wiele nieporozumień we flocie dotyczy ludzi, a nie samych aut. Dlatego warto spisać regulamin auta służbowego: kto może jeździć, czy wolno używać auta prywatnie, kto odpowiada za mandaty i szkody z winy kierowcy oraz jak zgłaszać usterki.
Drugi element to odbiór i zdanie auta – krótki protokół ze stanem licznika, uszkodzeniami i wyposażeniem. Przy zmianie kierowcy od razu wiadomo, od kiedy kto odpowiada za auto.
Jeśli auta mają monitoring GPS, pracowników trzeba wcześniej poinformować o jego celu i zakresie.
Regulamin na jedną stronę
Krótki dokument, który kierowca podpisuje przy odbiorze auta, działa lepiej niż rozbudowana procedura, której nikt nie czyta. Aktualizuj go, gdy zmieniają się zasady.
Dane, bez których trudno zarządzać flotą
Bez rzetelnych danych decyzje o autach opierają się na domysłach. Dla każdego auta warto zbierać:
Przebieg – liczony z GPS, a przy urządzeniu z odczytem CAN pobierany z licznika pojazdu. Potrzebny do rozliczeń i planowania serwisu.
Trasy i postoje – gdzie auto jechało, gdzie i jak długo stało. Pozwalają rozliczyć zlecenie i sprawdzić, czy auto jeździ tam, gdzie powinno.
Czas pracy silnika – ile godzin silnik faktycznie pracował w poszczególnych dniach.
Terminy przeglądów – według przebiegu albo czasu, np. co 12 miesięcy.
Spalanie – z urządzeniem z odczytem CAN liczone na jeden z dwóch sposobów, zależnie od pojazdu: z licznika spalonego paliwa (dokładniej) albo z poziomu paliwa w zbiorniku. Przy drugim sposobie wynik z krótkiego odcinka może odbiegać od rzeczywistego, więc porównuj dłuższe okresy.
Dane możesz zbierać na trzy sposoby: w arkuszu kalkulacyjnym, z kart drogowych wypełnianych przez kierowców albo automatycznie w systemie GPS, który sam zapisuje trasy i przebiegi.
Jak zacząć zarządzanie flotą – 6 kroków
1. Spisz auta i dokumenty. Dla każdego auta: numer rejestracyjny, forma finansowania, polisa, data przeglądu i badania technicznego, aktualny przebieg, kto nim jeździ.
2. Wyznacz osobę odpowiedzialną. Jedna osoba pilnuje terminów i decyduje o przydziale aut. Przy kilku autach to może być część etatu.
3. Wprowadź regulamin dla kierowców. Zasady korzystania z auta, protokół odbioru i zdania, sposób zgłaszania usterek.
4. Załóż kalendarz terminów. Przeglądy, badania techniczne, polisy, wymiana opon, koniec umów – z przypomnieniem z wyprzedzeniem.
5. Wybierz narzędzie do danych. Arkusz, karty drogowe albo system GPS – zależnie od liczby aut i tego, ile czasu chcesz poświęcać na przepisywanie danych.
6. Po pierwszym kwartale przejrzyj koszty. Porównaj koszt i przebieg każdego auta, sprawdź, które auta najczęściej stoją i czy wszystkie są potrzebne.
Kolejność ma znaczenie
Narzędzie wybierasz w piątym kroku, a nie w pierwszym. Najpierw musisz wiedzieć, jakich danych potrzebujesz i kto będzie z nich korzystał.
Arkusz czy system – co wybrać
Przy kilku autach i jednej osobie, która je dobrze zna, arkusz kalkulacyjny często wystarcza: lista aut, terminy, koszty w kolejnych miesiącach. Warunek: ktoś go regularnie uzupełnia.
Trudniej robi się, gdy aut przybywa. Przebiegi trzeba zbierać od kierowców, karty drogowe przepisywać, a terminów pilnować ręcznie. Dane spływają z opóźnieniem i z błędami, bo przepisuje je człowiek.
System GPS zapisuje trasy, postoje i przebiegi bez udziału kierowcy, a raporty eksportujesz do PDF i Excel. Arkusz może zostać – dane do niego bierzesz wtedy z raportów, a nie od kierowców.
Prosty test
Jeśli zebranie przebiegów za miesiąc wymaga obdzwonienia kierowców albo dane w arkuszu są stale nieaktualne, warto przejść na automatyczne zbieranie danych.
Monitoring GPS jako narzędzie zarządzania flotą
ProGPS zajmuje się monitoringiem GPS pojazdów i maszyn dla firm od ponad 10 lat. Lokalizator zamontowany w aucie dostarcza dane, o których była mowa wyżej: trasy, postoje, przebieg i czas pracy silnika.
Wszystkie auta widzisz na jednej mapie w aplikacji na Androida i iOS oraz w panelu w przeglądarce. Raporty tras, postojów i przebiegu eksportujesz do PDF i Excel, a przypomnienia o przeglądach ustawiasz według kilometrów lub czasu.
Do monitoringu tras, postojów i przebiegu wystarcza lokalizator Teltonika FMC130. Gdy potrzebujesz poziomu paliwa i przebiegu z licznika pojazdu, sprawdzi się Teltonika FMC150 z odczytem CAN albo FMC003 wpinany w gniazdo OBD-II (zakres danych zależy od modelu pojazdu).
Abonament 25 zł netto/mies. za pojazd, bez umowy terminowej, z miesięcznym okresem wypowiedzenia. Możesz zacząć od jednego auta. Szczegóły – mapę, konta pracowników, raporty i dobór urządzeń – opisujemy na stronie GPS dla floty.
Pytania o zarządzanie flotą
Kto w firmie powinien zarządzać flotą?
Jedna wyznaczona osoba – w małej firmie często właściciel lub ktoś z administracji, w większej kierownik floty. Ważne, żeby było jasne, kto pilnuje terminów, przydziela auta i zbiera dane o kosztach. Gdy odpowiada „każdy po trochu”, terminy łatwo umykają.
Od ilu aut warto wprowadzić zasady zarządzania flotą?
Od pierwszego auta służbowego, którym jeździ ktoś inny niż właściciel. Regulamin, protokół odbioru i kalendarz terminów przydają się już przy 2–3 autach – wtedy łatwiej je wprowadzić niż przy kilkunastu. Monitoring GPS dla małej floty →
Jak często robić przegląd kosztów floty?
Pierwszy pełny przegląd zrób po kwartale od uporządkowania danych, kolejne co najmniej raz w roku – np. przed decyzją o wymianie lub dokupieniu aut. Przebieg i koszt każdego auta warto sprawdzać co miesiąc.
Jakie są systemy do zarządzania flotą samochodową?
Najprostszy to arkusz kalkulacyjny uzupełniany ręcznie. Kolejny poziom to system GPS, który automatycznie zbiera trasy, postoje i przebiegi każdego auta. Firmy z własnym oprogramowaniem, np. TMS lub ERP, mogą pobierać dane z systemu GPS przez API i łączyć je z danymi o zleceniach i kosztach. System telematyczny dla floty →
Czy monitoring GPS aut służbowych jest legalny?
Informacja ogólna, nie porada prawna: monitoring GPS pojazdu służbowego jest co do zasady dozwolony, a pracownika trzeba wcześniej poinformować o celu i zakresie monitoringu. Szczegóły warto skonsultować z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych. Monitoring GPS w firmie →
Czy do zarządzania flotą potrzebny jest system GPS?
Nie jest obowiązkowy, ale ułatwia pracę: trasy, postoje i przebiegi zapisują się same, bez kart drogowych, a przypomnienia o przeglądach ustawiasz w panelu. W ProGPS to abonament 25 zł netto/mies. za pojazd, bez umowy terminowej. GPS dla floty →
Zapytaj o monitoring GPS dla swojej floty
Napisz, ile masz aut i czy jeżdżą za granicę – oddzwonimy i podpowiemy, od czego zacząć. Monitoring: abonament 25 zł netto/mies. za pojazd. Możesz też najpierw sprawdzić system na koncie demo. Odbieramy codziennie 8:00–20:00.
+48 696 505 555 kontakt@progps.plGdzie znajdziesz szczegóły
Ten poradnik opisuje zarządzanie flotą ogólnie. Konkretne narzędzia i przypadki opisujemy na osobnych stronach.
- GPS dla flotyCała flota na jednej mapie, konta dla pracowników, raporty i dobór urządzeń.GPS dla floty →
- Paliwo i przebieg z licznikaJakie dane lokalizator pobiera z komputera pokładowego i jak czytać spalanie.Lokalizator GPS z odczytem CAN →
- Auta powyżej 3,5 tLokalizator montowany na stałe przesyła dane do e-TOLL w tle, w ramach abonamentu, bez dopłat.Urządzenie e-TOLL dla firm →
- Auta z tachografemZdalny odczyt plików DDD z tachografu i kart kierowców bez zjazdu auta do bazy – 15 zł netto/mies.Zdalny odczyt tachografu →