Sczytywanie karty kierowcy – procedura, wyjątki i organizacja w firmie
Sczytywanie karty kierowcy to potoczna nazwa pobrania danych z karty do pliku DDD, który firma przechowuje i analizuje. Poniżej: odczyt krok po kroku, sytuacje nietypowe (urlop, wymiana i utrata karty, odejście kierowcy), najczęstsze błędy i sposób, żeby żaden kierowca nie wypadł z kalendarza odczytów.
Informacje o przepisach mają charakter ogólny, nie są poradą prawną. Oferta ProGPS jest skierowana do firm, ceny netto (+23% VAT).- Ponad 10 lat doświadczenia
- Konto demo
- Bez umowy terminowej
- Kontakt codziennie 8:00–20:00
Sczytywanie krok po kroku – czytnik w biurze
1. Przygotuj stanowisko: czytnik kart podłączony do komputera i program do pobierania oraz analizy danych z tachografu. Sprawdź, czy program widzi czytnik, zanim kierowca przyjdzie z kartą.
2. Włóż kartę kierowcy do czytnika chipem zgodnie z oznaczeniem i uruchom pobranie. Program zapisuje dane w pliku DDD – to on jest dokumentem, który firma archiwizuje.
3. Sprawdź plik od razu, przy kierowcy: czy się otwiera, czy jest przypisany do właściwej osoby i czy zakres danych kończy się na dniu odczytu. Jeśli coś się nie zgadza, powtórz pobranie, póki karta jest na miejscu.
4. Zapisz plik w firmowym archiwum według stałej zasady nazw i folderów, a następnie zrób kopię zapasową w drugim miejscu.
5. Oddaj kartę kierowcy i wpisz datę odczytu do kalendarza. Na tej podstawie zaplanujesz kolejne pobranie.
Karta to tylko część danych
Pamięć tachografu w pojeździe pobiera się osobno i według własnego terminu. Planuj oba odczyty: kartę dla każdego kierowcy, pamięć tachografu dla każdego pojazdu.
Sytuacje nietypowe – co zrobić w każdym przypadku
Kierowca długo w trasie lub za granicą. Zaplanuj odczyt tuż przed wyjazdem i zaraz po powrocie. Jeśli kurs trwa dłużej niż dopuszczalny odstęp między pobraniami, potrzebny jest odczyt w trasie – w praktyce zdalny.
Urlop i zwolnienie lekarskie. Pobierz dane z karty przed dłuższą nieobecnością, żeby ostatnie dni pracy trafiły do archiwum na bieżąco, a nie dopiero po powrocie kierowcy.
Odejście kierowcy z firmy. Karta jest imienna – przypisana do kierowcy, nie do firmy – i odchodzi razem z nim. Pobierz dane w ostatnim dniu pracy, a przy okazji ściągnij pamięć tachografów w pojazdach, którymi jeździł.
Karta przed wymianą. Gdy kończy się ważność karty, zgraj dane ze starej karty, zanim kierowca zwróci ją wydawcy przy odbiorze nowej.
Karta uszkodzona lub zgubiona. Uszkodzoną kartę spróbuj odczytać na innym czytniku. Utratę kierowca zgłasza wydawcy (kradzież – organom państwa, w którym do niej doszło) i w ciągu 7 dni kalendarzowych składa wniosek o kartę zastępczą; do tego czasu, najwyżej przez 15 dni, drukuje dane z tachografu na początku i na końcu trasy, a firma je przechowuje. Dane z tego okresu uzupełnia pobranie pamięci tachografu. Dopuszczalny czas jazdy bez karty określają przepisy – sprawdź ich aktualne brzmienie.
Jedna zasada na wszystkie wyjątki
Pobierz dane, zanim karta na dłużej zniknie z firmy: przed urlopem, wymianą, odejściem kierowcy albo długim kursem.
Najczęstsze błędy przy odczycie karty
Pobieranie samej karty. Firma regularnie zgrywa karty, a pamięć tachografu w pojeździe czeka miesiącami. Przy kontroli liczą się oba źródła danych.
Jedna kopia plików. Archiwum na jednym komputerze w biurze wystarczy do pierwszej awarii dysku. Pliki DDD powinny mieć kopię w drugim miejscu.
Chaos w nazwach i folderach. Pliki zapisane jako „Pobrane (3).ddd” trudno potem znaleźć, gdy kontrola prosi o konkretny okres i konkretnego kierowcę.
Spóźnione odczyty. Kierowca w trasie, kierownik na urlopie, termin mija. Bez kalendarza opóźnienia wychodzą dopiero przy kontroli.
Brak osoby odpowiedzialnej. Gdy odczyty „robi ten, kto ma czas”, nikt nie pilnuje terminów ani kompletności archiwum.
Przykładowy porządek w archiwum
Folder dla każdego kierowcy i osobno dla każdego pojazdu, w środku podfoldery z rokiem. W nazwie pliku: nazwisko lub numer rejestracyjny i data odczytu.
Jak zorganizować odczyty kart w firmie
Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za pobieranie danych i jej zastępcę na czas urlopu. To ona pilnuje terminów i kompletności archiwum.
Prowadź kalendarz odczytów dla każdego kierowcy i każdego pojazdu. Kartę kierowcy trzeba sczytać co najmniej co 28 dni, a pamięć tachografu – co 90 dni, więc planuj odczyty z zapasem, a nie na ostatni dzień.
Po każdym odczycie przekaż plik do programu analizującego czas pracy kierowców. Naruszenia widoczne od razu łatwiej omówić z kierowcą niż po kilku tygodniach.
Checklista
Osoba odpowiedzialna i zastępca • Kalendarz odczytów dla kierowców i pojazdów • Jednolite nazwy plików i folderów • Kopia zapasowa w drugim miejscu • Analiza czasu pracy po każdym odczycie • Odczyt przed urlopem, wymianą karty i odejściem kierowcy
Odczyt karty bez wizyty kierowcy w bazie
Kierowca, który tygodniami jeździ po Europie, nie podjedzie do biura z kartą. Wtedy dane można pobierać zdalnie z pojazdu.
Lokalizator Teltonika FMC150 Tacho podłączony do tachografu pobiera pliki DDD z pamięci tachografu i z karty kierowcy włożonej do tachografu – ręcznie, gdy potrzebujesz, albo automatycznie według harmonogramu.
Zdalny odczyt tachografu i kart kierowców to dopłata 15 zł netto/mies. do abonamentu monitoringu GPS: 25 zł netto/mies. za pojazd w pakiecie Polska albo 35 zł netto/mies. w pakiecie UE+ dla pojazdów jeżdżących za granicą. Urządzenie, uruchomienie i harmonogram opisujemy na stronie o zdalnym odczycie tachografu.
Pytania o odczyt karty kierowcy
Kto ma obowiązek sczytywania karty kierowcy?
Obowiązek pobierania i przechowywania danych ma firma, która wykonuje przewozy – także wtedy, gdy kierowca nie jest jej pracownikiem, np. współpracuje na umowie B2B (art. 48 ust. 1 ustawy o tachografach). Kierowca udostępnia kartę do odczytu. Od 1 lipca 2026 r. obowiązek stosowania tachografu inteligentnego w wersji 2 (G2V2) obejmuje także pojazdy o DMC powyżej 2,5 t do 3,5 t (łącznie z przyczepą) w międzynarodowym przewozie rzeczy lub kabotażu – również te już eksploatowane. Wyjątek: przewóz niezarobkowy na potrzeby własne firmy lub kierowcy, gdy prowadzenie pojazdu nie jest głównym zajęciem kierowcy. Tachografy w busach →
Czym odczytać kartę kierowcy?
W biurze wystarczy czytnik kart podłączony do komputera i program do pobierania danych z tachografu. Efektem jest plik DDD, który zapisujesz w archiwum i przekazujesz do analizy czasu pracy. Tachograf i karty do tachografu cyfrowego →
Czy kierowca może sam pobrać dane ze swojej karty?
Technicznie tak, jeśli ma dostęp do czytnika. Odpowiedzialność za pobranie i archiwizację ma jednak firma, więc plik musi trafić do firmowego archiwum, a termin odczytu – do kalendarza. Odczyt karty kierowcy – po co i co ile →
Co zrobić, gdy karta kierowcy zginęła lub jest uszkodzona?
Uszkodzoną kartę spróbuj odczytać na innym czytniku. Przy utracie kierowca wnioskuje o nową kartę i do czasu jej otrzymania prowadzi wydruki z tachografu, a brakujące dane uzupełnisz z pamięci tachografu.
Czy kartę kierowcy można odczytać, gdy kierowca jest w trasie?
Tak. Z lokalizatorem FMC150 Tacho dane z karty i tachografu pobierasz zdalnie, ręcznie albo według harmonogramu, bez zjazdu auta do bazy. Usługa to dopłata 15 zł netto/mies. do abonamentu (dla tras zagranicznych pakiet UE+). Zdalny odczyt tachografu i kart kierowców →
Jak długo przechowywać pliki z kart kierowców?
Pobrane dane firma przechowuje co najmniej przez rok. Pliki są też podstawą ewidencji czasu pracy kierowców, więc trzymaj je z kopią zapasową raczej dłużej niż krócej.
Jaka jest kara za brak sczytania karty kierowcy?
Za nieterminowe pobieranie (sczytywanie) danych z karty kierowcy przedsiębiorcy grozi kara 500 zł za każdego kierowcę, a za nieterminowe pobieranie danych z tachografu – 500 zł za każdy pojazd (ustawa o transporcie drogowym, załącznik nr 3, lp. 6.3.17 i 6.3.18). Za nieprzechowywanie pobranych danych przez co najmniej rok grozi 500 zł za każdy dzień w odniesieniu do każdego kierowcy (zał. nr 3, lp. 6.3.15). Suma kar z jednej kontroli w firmie nie może przekroczyć 15 000 zł (do 10 kierowców), 20 000 zł (11–50), 25 000 zł (51–250) i 30 000 zł (ponad 250), a z kontroli drogowej – 12 000 zł (art. 92a ustawy o transporcie drogowym). Dane z karty kierowcy trzeba pobierać (sczytywać) co najmniej co 28 dni, a dane z tachografu cyfrowego (jednostki pojazdowej) – co najmniej co 90 dni. Pobrane dane firma przechowuje co najmniej przez rok. Kara dotyczy nieterminowego pobrania danych. Dlatego odczyty warto planować w kalendarzu z zapasem, a nie na ostatni dzień. Przy zdalnym odczycie dane z kart kierowców pobierają się automatycznie według harmonogramu, bez zjazdu pojazdu do bazy – dzięki temu łatwiej dotrzymać terminów. Sczytywanie tachografu – terminy i kara →
Zapytaj o zdalny odczyt kart kierowców
Zdalny odczyt kart i tachografu to dopłata 15 zł netto/mies. do abonamentu 25 zł netto/mies. za pojazd (pakiet Polska) lub 35 zł netto/mies. (UE+), bez umowy terminowej. Napisz, ile masz pojazdów z tachografem i czy jeżdżą za granicę – pokażemy system na koncie demo, online lub przez telefon. Oferta dla firm, ceny netto. Odbieramy codziennie 8:00–20:00.
+48 696 505 555 kontakt@progps.pl